Programa de asistencia de emergencia para personas sin hogar: EHAP

Seminario web de información del programa EHAP:

???? Martes, Marzo 4
⏰ 1:00 PM - 2:30 PM

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Preguntas Frecuentes

Housing New Mexico responderá todas las preguntas publicadas en este sitio. Estas respuestas se publicarán solo en tres fechas: 4, 11 y 18 de marzo. El 5 de marzo a las 00:18 p. m. se cerrará el sitio de preguntas frecuentes.

Preguntas y Respuestas

Pregunta: ¿Qué debo hacer si mi archivo de envío es demasiado grande para adjuntarlo a un correo electrónico incluso después de intentar reducir el tamaño del archivo?

Respuesta Envíe un correo electrónico a CDDprogramcoordinator@housingnm.org Indicando que su solicitud de propuesta de EHAP es demasiado grande para adjuntarla por correo electrónico. Le responderemos con una invitación para que nos envíe el archivo más grande mediante un sistema de transferencia de archivos integrado en nuestro correo electrónico.

Pregunta: ¿Esta solicitud de propuestas se refiere a viviendas de transición comunitarias para víctimas de violencia doméstica?

Respuesta Esta RFP puede financiar refugios de emergencia existentes. Los fondos de EHAP están sujetos a las regulaciones de Vivienda y Desarrollo Urbano (HUD) que rigen el programa de Subvenciones para Soluciones de Emergencia (ESG), 24 CFR 576. Estas regulaciones definen un "refugio de emergencia" como "cualquier instalación, cuyo propósito principal es proporcionar un refugio temporal para las personas sin hogar en general o para poblaciones específicas de personas sin hogar y que no requiere que los ocupantes firmen contratos de arrendamiento o acuerdos de ocupación". [énfasis añadido] https://www.ecfr.gov/current/title-24/subtitle-B/chapter-V/subchapter-C/part-576 Si el programa de "vivienda comunitaria de transición" requiere que los clientes firmen un contrato de arrendamiento o un acuerdo de ocupación para estar en el programa, eso no calificaría como un refugio de emergencia.

Pregunta: ¿Cuál es el requisito de fecha y/o requisito de año fiscal de la auditoría financiera más reciente?

Respuesta Los solicitantes deben presentar la auditoría del año fiscal más reciente. Si la auditoría del año fiscal 24 de la agencia aún no se ha completado, los solicitantes deben presentar la auditoría del año fiscal 23 junto con una carta de su auditor que indique cuándo se completará la auditoría del año fiscal 24.

Pregunta: En la lista de verificación, veo que se solicitan memorandos de entendimiento con otras organizaciones y, además, veo evidencia de colaboración con servicios para personas sin hogar. En el seminario web se habló de cartas de apoyo. Las he recibido, pero no tengo claro dónde se enviarían, ya que las otras secciones también solicitan memorandos de entendimiento. ¿Podrían aclararlo? 
También quisiera aclarar si el HQS se realiza durante una revisión de monitoreo. Gracias.

Respuesta Los oferentes deben proporcionar una copia de un MOU si existe un acuerdo oficial entre el oferente y una organización asociada para la prestación de servicios o financiación específicos. Por ejemplo, si el oferente tiene un acuerdo con la Agencia A para que esta preste servicios de gestión de casos a los clientes atendidos en su programa, se debe presentar un MOU. Solo se deben presentar MOU oficiales para este punto. 
Las cartas de apoyo no requieren un acuerdo oficial y su objetivo es documentar que el oferente conoce y colabora con otros proveedores de servicios para personas sin hogar en su comunidad. Un memorando de entendimiento (MOU) puede considerarse "evidencia de coordinación con otros servicios específicos para personas sin hogar"; sin embargo, una carta de apoyo no puede considerarse un MOU. Se pueden presentar tanto cartas de apoyo como MOU para este fin.
Los oferentes deben proporcionar los resultados de la inspección de habitabilidad/SQH más reciente de su albergue. Housing New Mexico | MFA realiza inspecciones de habitabilidad durante una visita de monitoreo, y es posible que Housing New Mexico | MFA haya realizado la inspección más reciente.

Pregunta: No estoy seguro de si es necesario añadir un presupuesto a la propuesta. Por favor, avísenme.

Respuesta Los oferentes sólo deben presentar los materiales enumerados en la Lista de verificación de presentación/documentación.
Si un oferente es seleccionado para recibir financiamiento, deberá completar un presupuesto del programa como parte de su contrato con Vivienda Nuevo México | MFA. El monto estimado de los fondos EHAP disponibles para el período 2025-2026 se muestra en la página 9 de la Solicitud de Propuestas (RFP).

Pregunta: Esta pregunta se refiere a las cartas de colaboración. ¿Cómo deben dirigirse? En otras palabras, ¿deben dirigirse a una persona específica o al Ministerio de Relaciones Exteriores de Nuevo México?

Respuesta Las cartas de colaboración se establecen entre el Oferente y otros proveedores de servicios para personas sin hogar (u organizaciones relacionadas) de la comunidad. En esencia, una carta de colaboración es un reconocimiento entre organizaciones de que trabajan por un objetivo común (en este caso, atender las necesidades de la comunidad sin hogar) y de que se apoyan mutuamente. Housing New Mexico | MFA no participaría en ninguna carta de colaboración, ya que Housing New Mexico | MFA no es un proveedor de servicios para personas sin hogar que trabaje en la comunidad. Las cartas pueden dirigirse tanto al Oferente como al Financiador.

Pregunta: El Anexo D - Capacidad no incluye una sección para una breve descripción del Gerente de Programa. ¿Es necesario presentar una breve descripción del Gerente de Programa?

Respuesta Los oferentes solo deben completar los Anexos con la información solicitada. Si no hay espacio para ingresar información específica en un formulario de Anexo, dicha información no es obligatoria y no se evaluará.

Pregunta: No pudimos comprimir la solicitud en un solo documento debido al tamaño del archivo. Tuvimos que enviar los documentos en tres correos electrónicos separados. ¿Está bien?

Respuesta Se solicita a los oferentes que recopilen todos sus documentos de solicitud en un solo documento PDF para su envío. De esta manera, se garantiza que no se extravíen ni se pasen por alto.
Las opciones para reducir el tamaño de un documento PDF incluyen usar una aplicación como Adobe Acrobat para reducir el tamaño del archivo (por ejemplo, "Guardar como PDF de tamaño reducido"), comprimir el archivo en un archivo (carpeta zip) antes de enviarlo por correo electrónico, reducir el tamaño de las imágenes antes de agregarlas al documento o usar la función "Imprimir en PDF" (en lugar de guardar como PDF).

Pregunta: En la parte inferior de la página 1 Anexo A - Lista de verificación de documentación de umbral mínimo hay un cuadro (lista de verificación) para "Resumen ejecutivo del oferente". ¿Puede explicar dónde o qué debemos enviar aquí?

Respuesta El "Resumen Ejecutivo del Oferente" debe ser redactado por el Oferente e incluido en una o varias páginas del paquete de materiales presentados para responder a la Solicitud de Propuestas (RFP). El resumen ejecutivo debe ofrecer una visión general de cómo el Oferente determinó la necesidad de servicios en su comunidad, cómo funcionará el refugio (personal, horario, etc.) y las actividades/servicios que ofrecerá.

Pregunta: ¿Cuánto dinero se puede solicitar para la solicitud de propuestas (RFP) de EHSP? No se proporciona una cifra ni una escala de cifras en ninguna parte de la solicitud.

Respuesta La página 9 de la solicitud de propuestas (RFP) indica el monto total estimado de financiación del EHAP disponible para este año fiscal (USD 934,892). Esta estimación se basa en la financiación del EHAP disponible en el año fiscal más reciente. Los niveles reales de financiación aún no se han determinado y podrían variar con respecto a los del año en curso. Actualmente, 18 albergues reciben financiación del EHAP.
No existe un límite estricto para la cantidad de financiación que se puede otorgar a un oferente. Los presupuestos del programa no son un requisito para la presentación de solicitudes de propuestas (RFP).

Pregunta: ¿Dónde se solicita? ¿Hay un sistema en línea? La solicitud de propuesta no dice cómo solicitarlo y ¡estoy desesperada!

Respuesta La página 3 de la RFP establece: "Todas las propuestas de los oferentes deben enviarse por correo electrónico con el asunto "Propuesta para ofrecer servicios - RFP de EHAP" a: CDDprogramcoordinator@housingnm.org.
Todos los materiales de solicitud están disponibles en la página de Vivienda Nuevo México | MFA EHAP, bajo el encabezado "Documentos del programa", titulado "Todos los formularios RFP de EHAP".

Pregunta: ¿Puede proporcionarnos más información sobre la Inspección de Habitabilidad del refugio de emergencia?

Respuesta Todos los refugios de emergencia financiados por el EHAP deben cumplir con los Estándares Mínimos de Habitabilidad ESG para Refugios de Emergencia. Los formularios de los Estándares Mínimos de Habitabilidad ESG del HUD (incluida una lista de verificación de inspección) se pueden encontrar en hudexchange.info: https://www.hudexchange.info/resource/3766/esg-minimum-habitability-standards-for-emergency-shelters-and-permanent-housing/ 
Según las normas del HUD, «las inspecciones para determinar que los refugios de emergencia cumplen con los estándares mínimos de ESG no requieren la evaluación de un inspector certificado». El personal del refugio puede completar la lista de verificación de Estándares de Habitabilidad e incluir su autoinspección en su respuesta a esta Solicitud de Propuestas (RFP) del EHAP.

Pregunta: Creí haber visto dónde necesitábamos una declaración jurada que indicara nuestra asistencia al seminario web de la RFP, pero no la encuentro en la lista de verificación de la documentación. ¿Es obligatoria?

Respuesta Los oferentes no están obligados a presentar una declaración jurada que acredite su asistencia a la capacitación sobre la RFP de EHAP. Esto era un requisito en años anteriores, pero ya no lo es.

Pregunta: ¿Dónde puedo encontrar información sobre el “Anexo K”, la declaración jurada de capacitación del seminario web de RFP?

Respuesta No se requiere el Anexo K para la presentación de solicitudes de propuestas (RFP). Se trata de un error tipográfico en la RFP que hace referencia a un requisito de un año anterior. Consulte la lista de verificación de la documentación (Anexo A) en el documento "Todos los formularios de RFP de EHAP" para obtener la lista más actualizada de requisitos de presentación.

Pregunta: La rúbrica se refiere a “Política de quejas de la agencia”. ¿Se refiere a la política para que los clientes presenten quejas sobre el programa/servicios?

Respuesta Según las Normas escritas ESG del MFA: Los subreceptores deben crear un proceso de quejas estandarizado formal que deben incorporar a sus políticas y procedimientos internos y que, como mínimo, debe incluir:

• Un proceso de escalada establecido si no se encuentra una solución a través de los esfuerzos iniciales
• Un enlace de quejas designado dentro de la agencia
• Un formulario de queja estándar que se puede completar y devolver a un enlace de quejas

A los participantes se les informa, durante la primera entrevista, sobre su derecho a presentar una queja y que no se les negará ningún servicio por quejas o reclamos. En caso de presentar una queja, se les debe proporcionar la información de contacto del director de la agencia, el gerente del programa MFA o un representante de HUD, si corresponde. El formulario de queja firmado debe conservarse en el expediente permanente del participante.

Refugios de emergencia

Refugios temporales ubicados en todo Nuevo México que ofrecen asistencia a individuos y familias que se encuentran sin hogar y/o los que huyen de la violencia doméstica.