RFQ para proporcionar servicios de planificación de eventos y conferencias en la Cumbre de Vivienda de la Autoridad de Financiamiento Hipotecario de Nuevo México 2025

Documento: RFQ de MFA para la planificación de conferencias de eventos.pdf

Servicios de planificación de eventos y conferencias para la Cumbre de Vivienda de la Autoridad de Financiamiento Hipotecario de Nuevo México 2025 - Solicitud de calificaciones (RFQ):

El propósito de esta Solicitud de Calificaciones (RFQ) es invitar a la presentación de declaraciones de calificación, de acuerdo con la Política de Adquisiciones del MFA, de personas o empresas altamente calificadas y capaces, que en razón de su habilidad, conocimiento y experiencia sean capaces de proporcionar MFA con servicios de planificación de eventos y conferencias para la Cumbre de Vivienda de la Autoridad de Financiamiento Hipotecario de Nuevo México de 2025. Los servicios incluirán lo siguiente:

• Planeación estratégica
• Ayudar a desarrollar un presupuesto para el evento/conferencia
• Configuración del sistema de registro para los participantes de la conferencia (consulte la explicación a continuación).
• Organización de patrocinadores, incluido el mapeo del salón de expositores y la coordinación con el hotel.
• Gestión Presencial con Hotel durante los Días del Evento/Congreso
• Análisis posterior al evento de la logística y ejecución del evento/conferencia

Antecedentes:

MFA organizará la Cumbre de Vivienda de la Autoridad de Financiamiento Hipotecario de Nuevo México 2025 junto con las celebraciones del 50 aniversario de MFA. La Cumbre de Vivienda atrae a participantes de todo el estado y de fuera del estado. Entre los asistentes a la conferencia se encuentran socios proveedores de servicios sin fines de lucro de MFA, prestamistas, desarrolladores, agentes inmobiliarios, invitados especiales como funcionarios electos locales y estatales y personal de MFA. Históricamente, la Cumbre de Vivienda ha sido un evento de dos días y medio que comienza el miércoles por la tarde con una reunión nocturna, que dura todo el día el jueves y medio día el viernes. La sesión de desayuno del jueves suele tener un orador invitado especial, y la sesión de almuerzo del jueves incluye la presentación de varios premios. El desayuno del viernes también incluye un orador invitado especial. 

Envío de propuestas:

Una (1) copia electrónica en PDF enviada por correo electrónico a smarez@housingnm.org de la presentación del Oferente debe ser recibido por MFA, a más tardar 8 de diciembre de 2023 a las 4:00, hora estándar de la montaña. Este cronograma puede ampliarse a discreción del MFA. Las presentaciones no se abrirán públicamente y no estarán disponibles para inspección pública hasta que se haya finalizado el oferente aprobado.

Por favor envíe la presentación a:

                Sandra Marez, Gerente de Relaciones Comunitarias
                Autoridad de Financiamiento Hipotecario de Nuevo México
                smarez@housingnm.org

Preguntas:

Las preguntas relacionadas con esta solicitud de cotización deben enviarse a través del sitio web de MFA. Las preguntas se revisarán diariamente.

Las preguntas frecuentes CIERRE 8 de diciembre de 2023. Este cronograma puede ampliarse a discreción del MFA.

Para enviar sus preguntas, desplácese hacia abajo hasta la sección "Hacer una pregunta", ingrese su nombre, dirección de correo electrónico y escriba su pregunta en el cuadro "Pregunta". MFA hará todo lo posible para publicar las respuestas a las preguntas dentro de los dos días hábiles posteriores al envío.

*Nota: No se pueden hacer preguntas fuera de este formato para que todos los solicitantes tengan las mismas oportunidades de obtener información.

Haz una pregunta:

Preguntas frecuentes, respuestas y respuestas:

• Pregunta 1: ¿Pueden solicitar esto empresas de fuera de EE. UU.?
  • Respuesta Cualquier empresa o empresa puede postularse si cree que cumple con los criterios descritos en la solicitud de cotización.
• Pregunta 2: ¿Podemos realizar las tareas (relacionadas con la RFP) fuera de EE. UU.?
  • Respuesta Es una fuerte preferencia de MFA que alguien local o de la región realice las tareas descritas en la solicitud de cotización.
• Pregunta 3: ¿Necesitamos ir allí para las reuniones?
  • Respuesta Sí, habrá reuniones de planificación durante todo el proceso, así como recorridos en varias etapas de la planificación de la conferencia en las que se preferiría la asistencia en persona. Es una fuerte preferencia de MFA que alguien local o de la región realice las tareas descritas en la solicitud de cotización. Según la RFQ, en la Parte II: Alcance del trabajo/servicios a realizar, Servicio n.º 4: Gestión in situ con el hotel durante los días del evento/conferencia El oferente será responsable de ayudar al personal principal de MFA durante los días de la evento/conferencia. El oferente ayudará a solucionar cualquier circunstancia imprevista que surja que involucre a los participantes de la conferencia, los oradores y la administración del hotel. Se espera que el oferente esté en las instalaciones/lugar de la conferencia antes de que comience el programa formal para realizar un recorrido con el personal de MFA para garantizar que se hayan tenido en cuenta todos los detalles de último momento.
• Pregunta 4: ¿Podemos enviar las propuestas por correo electrónico?
  • Respuesta Sí.
• Pregunta 5: ¿Tiene una lista de detalles de eventos pasados ​​de lo que necesita para el evento? Sería fantástico tener una mejor visión general de todo el evento y del alcance del trabajo.
  • Respuesta Consulte la RFQ – Antecedentes – Páginas 2 y 3.
• Pregunta 6: Por ejemplo, ¿cuántos invitados esperas?
  • Respuesta Más de 350 participantes.
• Pregunta 7: ¿Necesitas hotel y transporte?
  • Respuesta No.
• Pregunta 8: ¿Qué necesidades audiovisuales necesitas?
  • Respuesta El hotel proporcionará y MFA contratará empresas adicionales si es necesario.